ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Klid do lavic z.s.

podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů

I. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je Klid do lavic z.s., IČO 24094471, právní forma: spolek, se sídlem Ke Staré cestě 393, Řež, 250 68 Husinec.

Bankovní účet: 2903435223/2010.

Kontaktní e-mail pro záležitosti týkající se ochrany osobních údajů: helena@kliddolavic.cz.

Webové stránky: www.kliddolavic.cz.

Klid do lavic z.s. neurčuje samostatného pověřence pro ochranu osobních údajů, pokud mu tato povinnost nevzniká podle platných právních předpisů.

II. Účel těchto zásad

Tyto zásady informují o tom, jak Klid do lavic z.s. zpracovává osobní údaje v souvislosti se svou činností, zejména při poskytování projektových dnů, workshopů, seminářů, vzdělávacích a preventivních programů a dalších aktivit zaměřených na podporu duševního, fyzického a emocionálního zdraví dětí, učitelů a rodičů.

Zásady se vztahují také na komunikaci s klienty, zájemci o služby, rodiči a zákonnými zástupci dětí, pedagogy, spolupracujícími osobami a odběrateli informačních sdělení.

III. Koho se zpracování osobních údajů týká

  • zástupců škol, školek a dalších organizací, které si objednávají služby Klid do lavic;

  • pedagogických pracovníků a dalších dospělých účastníků programů;

  • rodičů a jiných zákonných zástupců dětí;

  • dětí účastnících se programů, pokud je zpracování jejich údajů nezbytné pro konkrétní účel;

  • osob, které Klid do lavic kontaktují e-mailem, telefonicky, prostřednictvím webu nebo sociálních sítí;

  • osob přihlášených k odběru newsletteru nebo jiných informačních sdělení;

  • spolupracujících lektorů a dalších fyzických osob, pokud je to relevantní pro jejich spolupráci.

IV. Jaké osobní údaje zpracováváme

  • jméno a příjmení;

  • e-mail a telefonní číslo;

  • název školy, organizace nebo jiné pracovní údaje;

  • fakturační a platební údaje;

  • údaje o objednané službě, termínu a organizačních potřebách;

  • údaje obsažené v komunikaci s Klid do lavic;

  • fotografie a videozáznamy, pokud jsou pořizovány a používány pro konkrétní účel na odpovídajícím právním základě;

  • u dětí pouze další údaje nezbytné pro konkrétní organizační nebo bezpečnostní účel, pokud pro jejich zpracování existuje příslušný právní základ.

Klid do lavic zpracovává pouze údaje přiměřené, relevantní a nezbytné pro daný účel. Zásadou je minimalizace rozsahu zpracovávaných údajů.

V. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme především přímo od dotčených osob, jejich zákonných zástupců, škol a dalších objednatelů služeb. Údaje mohou vznikat také v průběhu objednávky, smluvního vztahu nebo komunikace.

VI. Právní základy a účely zpracování

VI.1. Plnění smlouvy a jednání před jejím uzavřením

Údaje zpracováváme za účelem komunikace před uzavřením smlouvy, zpracování objednávky, uzavření a plnění smlouvy, organizace projektových dnů, workshopů, seminářů a dalších služeb, fakturace, evidence objednávek a řešení reklamací. Právním základem je zejména čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

VI.2. Plnění právních povinností

Údaje zpracováváme také v případech, kdy je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, zejména v oblasti účetnictví, daní a dalších zákonných povinností. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

VI.3. Oprávněný zájem

V nezbytném rozsahu můžeme údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, zejména pro ochranu našich práv a právních nároků, evidenci a běžnou komunikaci s klienty, zabezpečení informačních systémů a předcházení zneužití.

VI.4. Newsletter a marketing

Newsletter a další obchodní sdělení zasíláme v souladu s platnými právními předpisy. Tam, kde je právním základem souhlas, je souhlas dobrovolný, konkrétní, informovaný a kdykoli odvolatelný. Odhlášení z newsletteru je možné prostřednictvím odkazu v každém zaslaném sdělení.

Pro newsletter zpracováváme zejména jméno a e-mailovou adresu a případně údaje o zájmu o konkrétní obsah nebo služby.

VI.5. Fotografie a videozáznamy

Při některých aktivitách mohou být pořizovány fotografie nebo videozáznamy. Právní režim jejich pořízení a zveřejnění se posuzuje podle konkrétní situace a účelu. U veřejného použití identifikovatelných záběrů dětí, zejména na internetu a sociálních sítích, budeme postupovat s ohledem na ochranu soukromí, občanský zákoník a případně GDPR.

Pokud je pro konkrétní použití fotografie nebo videozáznamu potřebný souhlas, bude získán samostatně a srozumitelně. Souhlas s použitím fotografie nebo videa není podmínkou účasti na programu, pokud není výslovně uvedeno jinak.

VII. Osobní údaje dětí

Klid do lavic pracuje také s dětmi, proto při zpracování jejich údajů postupuje se zvýšenou opatrností. Zpracováváme pouze údaje nezbytné pro konkrétní účel a v odpovídajícím rozsahu.

U školních programů je třeba rozlišovat mezi údaji, které škola nebo jiný objednatel potřebuje pro organizaci a realizaci programu, a údaji, které Klid do lavic případně využívá pro vlastní účely, například pro prezentaci projektu.

Pokud je pro určitý účel nutný souhlas, bude získán způsobem odpovídajícím právním požadavkům. Souhlas musí být oddělený od jiných smluvních nebo organizačních podmínek.

VIII. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

Osobní údaje mohou být zpřístupněny pouze osobám, které je potřebují pro řádné poskytování služeb, správu činnosti nebo splnění právních povinností. Může jít zejména o:

  • lektory, lektorky a další spolupracující osoby podílející se na realizaci programů;

  • poskytovatele webhostingu, e-mailu, cloudových a IT služeb;

  • poskytovatele nástrojů pro rozesílání newsletterů;

  • účetní, daňové nebo právní poradce;

  • poskytovatele platebních služeb, pokud jsou využíváni;

  • orgány veřejné moci, pokud je zpřístupnění vyžadováno právními předpisy.

Konkrétní externí poskytovatelé budou uvedeni nebo doplněni podle skutečně používaných služeb Klid do lavic. Před zveřejněním těchto zásad je nutné tento seznam ověřit a aktualizovat.

IX. Předávání údajů mimo EU/EHP

Pokud některý z používaných poskytovatelů zpracovává osobní údaje mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, bude předávání prováděno pouze za podmínek stanovených GDPR a dalšími platnými právními předpisy.

X. Doba uchovávání

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro splnění konkrétního účelu, případně po dobu stanovenou právními předpisy.

  • údaje související se smlouvou po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou pro ochranu práv a splnění zákonných povinností;

  • účetní a daňové doklady po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy;

  • údaje zpracovávané na základě souhlasu po dobu trvání souhlasu, případně po dobu uvedenou v konkrétním souhlasu;

  • údaje pro newsletter do odhlášení odběru, případně po dobu odpovídající konkrétnímu účelu.

XI. Zabezpečení osobních údajů

Klid do lavic přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, poškozením nebo neoprávněným zveřejněním.

  • omezení přístupu k osobním údajům pouze na osoby, které jej potřebují;

  • ochrana účtů a zařízení vhodnými přístupovými údaji a hesly;

  • používání zabezpečených služeb a úložišť v rozsahu odpovídajícím povaze zpracovávaných údajů;

  • ochrana listinných dokumentů před neoprávněným přístupem;

  • likvidace nebo anonymizace údajů po skončení doby jejich uchovávání, pokud jejich další uchování není právně nutné.

XII. Práva osob, jejichž údaje zpracováváme

  • právo na informace a přístup k osobním údajům;

  • právo na opravu nebo doplnění nepřesných či neúplných údajů;

  • právo na výmaz, pokud jsou splněny podmínky GDPR;

  • právo na omezení zpracování;

  • právo na přenositelnost osobních údajů za podmínek GDPR;

  • právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a proti přímému marketingu;

  • právo kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu;

  • právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Práva lze uplatnit prostřednictvím e-mailu helena@kliddolavic.cz nebo písemně na adrese sídla Klid do lavic z.s. Při vyřizování žádosti můžeme v nezbytném rozsahu ověřit totožnost žadatele.

XIII. Stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že zpracováním osobních údajů dochází k porušení právních předpisů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

XIV. Aktualizace zásad

Tyto zásady mohou být aktualizovány zejména při změně poskytovaných služeb, používaných technologií, externích zpracovatelů nebo právních požadavků. Aktuální znění bude zveřejněno na webových stránkách Klid do lavic.

Tyto zásady nabývají účinnosti dne 1. 6. 2026.